Vorlagen zum Herunterladen

Herausgeber: PR-Professor · Redaktion: Florian Knust und eine clevere KI · Zuletzt geprüft am 18. August 2026 · Wie ich arbeite

Vier Arbeitshilfen zum Herunterladen, alle ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Der vollständige Inhalt steht zusätzlich auf dieser Seite, damit Sie ihn lesen können, ohne etwas zu öffnen.

• Die Pressemitteilungs-Vorlage Das Gerüst mit allen Bausteinen zum Ausfüllen, die Randnotizen zu jedem Feld und die Prüfliste mit zwölf Punkten. PDF, 3 Seiten · auch als Word-Datei
• Presseverteiler aufbauen Sieben Schritte mit Zeitangabe, die Tabellenvorlage mit achtzehn Spalten, die Rechtslage bei E-Mail-Ansprache und die Prüfliste für die Pflege. PDF, 5 Seiten
• Der PR-Jahreskalender 24 wiederkehrende Anlässe über das Jahr, je mit Vorlaufzeit und passendem Medientyp, dazu sieben Fragen für eigene Anlässe. PDF, 4 Seiten zum Ankreuzen
• Pressemitteilung mit KI Die sieben Bausteine, zwölf geprüfte Prompts, die zehn häufigsten Fehler und die Versand-Checkliste. PDF, 6 Seiten

Das Gerüst einer Pressemitteilung #

Eine vollständige Pressemitteilung besteht aus Überschrift, Ort- und Datumszeile, Lead, Hauptteil, Zitat, Boilerplate und Pressekontakt.

Kopieren Sie den folgenden Block in Ihr Schreibprogramm und ersetzen Sie alles in eckigen Klammern. Lassen Sie keine Klammer stehen.

[SPERRFRIST bis TT.MM.JJJJ, HH:UU Uhr]   (nur wenn nötig)

PRESSEMITTEILUNG

[Überschrift: die Nachricht in maximal 65 Zeichen]

[Unterzeile: die zweite wichtige Angabe, ein Satz]

[Ort], [TT. Monat JJJJ]. [Lead: Wer hat was wann wo getan,
und warum ist das für die Leserschaft von Belang. Maximal
40 Wörter. Dieser Absatz muss allein stehen können.]

[Hauptteil, Absatz 1: die nächstwichtige Angabe. Zahlen,
Umfang, Beteiligte, Hintergrund.]

[Hauptteil, Absatz 2: Einordnung. Was war vorher, was
ändert sich, was kommt als Nächstes.]

"[Zitat: ein bis zwei Sätze, die eine Haltung oder eine
Bewertung enthalten, die sonst nirgends im Text steht]",
sagt [Vorname Name], [Funktion] der [Organisation].

[Hauptteil, Absatz 3: Ergänzendes, das gekürzt werden darf.]

Über [Organisation]
[Boilerplate: 40 bis 60 Wörter. Was die Organisation tut,
seit wann, wie groß, wo. Keine Selbstbewertung.]

Pressekontakt
[Vorname Name], [Funktion]
[Telefon mit Durchwahl]
[E-Mail]
[Website]

Die Spalten eines Presseverteilers #

Ein Verteiler, mit dem sich über Jahre arbeiten lässt, braucht achtzehn Spalten. Die drei wichtigsten sind Themen, Letzter Beitrag und Kontakt zuletzt.

Wann das nicht trägt: Sie unter zwanzig Kontakte pflegen. Dann kostet die Pflege mehr, als sie einbringt, und sechs Spalten genügen: Name, Medium, Ressort, E-Mail, letzter Kontakt, Ergebnis. Die volle Tabelle lohnt sich ab etwa fünfzig Adressen.

Eine Tabellenkalkulation genügt dafür. Wer nur Namen und Adressen führt, hat eine Liste. Wer die drei genannten Spalten mitführt, hat einen Verteiler.

Wie Sie die Adressen dafür finden und was rechtlich gilt, steht ausführlich im PDF und unter Pressearbeit.

Die 24 Anlässe im Jahr #

Wer nur meldet, wenn etwas passiert, kommt auf zwei bis drei Meldungen im Jahr. Diese 24 wiederkehrenden Anlässe lassen sich vorausplanen.

Wann das nicht trägt: Ihr Haus ohnehin regelmäßig Anlässe hat. Ein Unternehmen mit vier Produkteinführungen im Jahr braucht keinen Kalender mit erfundenen Anlässen, sondern eine bessere Vorbereitung der echten.

Sie brauchen nicht alle. Acht bis zwölf ergeben ein Jahr, in dem regelmäßig etwas von Ihnen kommt. Vorlauf bedeutet: So früh sollten Sie anfangen, nicht versenden.

Das Sommerloch zwischen Mitte Juli und Ende August ist die aussichtsreichste Zeit des Jahres. Redaktionen fehlt dann Material, und eine ordentliche Meldung hat die höchste Abdruckwahrscheinlichkeit.

Die Word-Vorlage #

Die Word-Datei ist zum Hineinschreiben gebaut, nicht zum Ausdrucken. Sie enthält Formatvorlagen, Platzhalterfelder und Randkommentare zu jedem Feld.

Der Unterschied zum PDF ist der Zweck. Das PDF lesen und haken Sie ab. In die Word-Datei schreiben Sie hinein. Daraus ergibt sich ein anderer Aufbau:

• Acht Formatvorlagen für Überschrift, Unterzeile, Lead, Fließtext, Zitat, Zwischentitel, Boilerplate und Pressekontakt. Wenn Ihr Haus dort einmal sein Layout hinterlegt, sehen alle künftigen Meldungen gleich aus.
• 21 Platzhalterfelder. Sie klicken auf den grauen Hinweistext und tippen los, der Hinweis verschwindet dabei von selbst.
• Acht Randkommentare mit dem, was in das jeweilige Feld gehört. Sie stören beim Schreiben nicht und lassen sich vor dem Versand in einem Zug entfernen.
• Eine Prüfseite am Ende mit den zwölf Punkten zum Ankreuzen. Markieren, löschen, fertig.

Die Prüfliste vor dem Versand #

Zwölf Punkte. Wer alle abhaken kann, versendet eine saubere Meldung.

• Der Lead beantwortet wer, was, wann und wo in unter 40 Wörtern.
• Jede Zahl im Text stammt aus einer eigenen Unterlage.
• Das Zitat enthält eine Information, die sonst nirgends steht.
• Die zitierte Person hat den Wortlaut schriftlich freigegeben.
• Keine Selbstbewertung wie „führend“ oder „renommiert“.
• Alle Namen sind gegen Impressum oder Visitenkarte geprüft.
• Die Rechtsform ist vollständig und richtig geschrieben.
• Der Text übersteht das Kürzen von hinten ohne Sinnverlust.
• Die Betreffzeile der E-Mail nennt die Nachricht, nicht den Absender.
• Ein Ansprechpartner mit Durchwahl steht am Ende.
• Bildmaterial ist angekündigt, mit Nachweis und ausreichender Auflösung.
• Die Meldung geht an ausgewählte Adressen, nicht an einen offenen Verteiler.

Was Sie mit den Vorlagen machen dürfen #

Alle Vorlagen dürfen im eigenen Haus frei verwendet, verändert und an Kollegen weitergegeben werden.

Sie dürfen die PDFs im Intranet ablegen, in Schulungen austeilen und als Grundlage für eigene Hausvorlagen benutzen. Eine Quellenangabe freut uns und ist keine Bedingung. Was nicht geht, ist der Weiterverkauf oder das Anbieten als eigene Leistung.

Häufige Fragen #

Muss ich mich anmelden oder eine E-Mail-Adresse hinterlassen?

Nein. Alle vier PDFs liegen als direkter Download hinter dem Link. Es gibt kein Formular und keine Registrierung.

Gibt es die Vorlage auch als Word-Datei?

Ja, sie liegt hier zum Herunterladen. Sie enthält acht Formatvorlagen, in die Ihr Haus einmal sein Layout legen kann, Platzhalterfelder zum direkten Hineinschreiben und einen Randkommentar zu jedem Feld. Was darin steht und wie Sie damit arbeiten, erklärt der Abschnitt Die Word-Vorlage.

Wie oft werden die Vorlagen aktualisiert?

Bei jeder inhaltlichen Änderung an den zugehörigen Seiten. Die PDFs werden mit einem Skript erzeugt, deshalb kostet eine Aktualisierung Sekunden statt eines Nachmittags.

Darf ich die Vorlagen in meiner Agentur für Kunden verwenden?

Ja, als Arbeitsgrundlage. Nicht als eigenes Produkt unter Ihrem Namen.

Warum steht der Inhalt zusätzlich auf dieser Seite?

Weil Suchmaschinen und KI-Systeme HTML zuverlässig lesen und PDFs nur eingeschränkt. Wer die Vorlage nur als Datei anbietet, wird zu ihr nicht gefunden.

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