Pressemitteilung schreiben

Herausgeber: PR-Professor · Redaktion: Florian Knust und eine clevere KI · Zuletzt geprüft am 12. August 2026 · Wie ich arbeite

Eine Pressemitteilung ist eine sachliche Mitteilung an Redaktionen, die eine Nachricht in höchstens 3.000 Zeichen so aufbereitet, dass sie ohne Nacharbeit veröffentlicht werden kann. Diese Seite zeigt den Aufbau und ein vollständiges Beispiel. Dazu die Stellen, an denen die meisten Meldungen scheitern.

Was eine Pressemitteilung ist und was sie nicht leistet #

Eine Pressemitteilung meldet eine Tatsache an Menschen, die beruflich über Tatsachen berichten.

Damit unterscheidet sie sich von zwei Textsorten, mit denen sie oft verwechselt wird. Ein Werbetext will verkaufen und darf dafür werten. Ein Fachartikel will erklären und darf ausholen. Eine Pressemitteilung meldet und hält sich mit beidem zurück.

Diese Zurückhaltung ist keine Bescheidenheit. Sie ist der Preis für die Aufmerksamkeit einer Redaktion. Ein Redakteur bekommt an einem normalen Tag mehrere Hundert Meldungen. Er sucht darin nach Material für seine Seite. Alles, was nach Anzeige klingt, fällt in Sekunden raus.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Sie zahlen nichts und Sie bestimmen nichts. Was Sie tun können, ist Ihre Meldung so vorzubereiten, dass die Übernahme möglichst wenig Arbeit macht.

Wann sich eine Pressemitteilung lohnt #

Eine Pressemitteilung lohnt sich, wenn die Nachricht auch Menschen interessiert, die nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun haben.

Dieser Satz klingt hart und erspart Ihnen viel vergebliche Arbeit. Die häufigste Ursache für eine ignorierte Meldung ist nicht schlechtes Schreiben. Es ist eine Nachricht, die außerhalb der eigenen Firma niemanden berührt.

Ob Ihre Nachricht trägt, entscheidet sich an fünf Kriterien. Journalisten prüfen sie meist unbewusst und in Sekunden.

• Aktualität. Ist es gerade passiert oder passiert es demnächst? Ein Vorgang von vor drei Monaten ist keine Nachricht mehr.
• Betroffenheit. Ändert sich für die Leserschaft des Mediums etwas? Preise und Arbeitsplätze berühren viele Menschen.
• Neuigkeit. Ist es das erste Mal, das größte, das letzte? Ein zweiter Standort ist schwächer als der erste.
• Nähe. Passiert es in der Region des Mediums? Regionalzeitungen berichten über Regionales, auch wenn es klein ist.
• Tragweite. Wie viele Menschen sind betroffen und wie stark? Zehn neue Arbeitsplätze in einer Kleinstadt wiegen schwerer als hundert in Hamburg.

Für den schnellen Selbsttest reichen drei Fragen. Wenn Sie eine davon mit Nein beantworten, überarbeiten Sie den Anlass, bevor Sie den Text schreiben.

1. Würde ein Fremder diese Meldung zu Ende lesen?
2. Lässt sich die Nachricht in einem Satz sagen, ohne dass mein Firmenname darin vorkommen muss?
3. Gibt es eine Zahl, ein Datum oder einen Namen, der die Meldung überprüfbar macht?

Anlässe, die meistens tragen: neue Arbeitsplätze in nennenswerter Zahl, ein Standort, eine Übernahme, eine ungewöhnliche Zahl aus dem eigenen Geschäft, eine Auszeichnung mit bekanntem Namen, eine Kooperation mit einem bekannten Partner, ein Vorgang mit gesellschaftlichem Bezug.

Anlässe, die selten tragen: ein neuer Mitarbeiter ohne Führungsfunktion, eine überarbeitete Website, ein Jubiläum ohne runde Zahl, ein Messebesuch, ein Produkt ohne erkennbaren Unterschied zum Vorgänger.

Der Aufbau in sieben Bausteinen #

Eine Pressemitteilung besteht aus sieben Teilen in fester Reihenfolge, und diese Reihenfolge ist keine Konvention. Sie bildet die Arbeitsweise einer Redaktion ab.

Wann das nicht trägt: Sie einen Fachdienst beliefern, der ein eigenes Schema vorgibt. Etliche Branchendienste erwarten Kennzahlen im Kopf und die Einordnung danach, also fast das Gegenteil. Was der Empfänger vorgibt, schlägt jede allgemeine Reihenfolge.

Der Grund heißt fallende Wichtigkeit. Eine Redaktion kürzt Meldungen von unten, weil das am schnellsten geht. Was hinten steht, kann verschwinden. Deshalb steht das Wichtigste vorn und der Rest folgt in absteigender Bedeutung.

1. Die Betreffzeile der E-Mail

Sie entscheidet, ob überhaupt geöffnet wird, und ist damit der wichtigste Satz des ganzen Vorgangs. Unter 60 Zeichen, ohne Ausrufezeichen, ohne das Wort Pressemitteilung. Formulieren Sie sie wie eine Schlagzeile.

Beispiel: Hamburger Logistiker senkt Verpackungsmüll um 34 Prozent

2. Die Headline

Sagt die Nachricht in einem Satz. Aktiv, im Präsens, mit einem Subjekt, das handelt. Superlative streichen, außer sie sind belegt.

Beispiel: Nordlicht Verpackungslogistik stellt zwölf Kunden auf Mehrwegkisten um

3. Der Lead-Absatz

Beantwortet in höchstens drei Sätzen die sechs W-Fragen: wer, was, wann, wo, warum und wie. Wer nur diesen Absatz liest, hat die Nachricht verstanden. Viele Regionalzeitungen drucken genau diesen Absatz und sonst nichts.

4. Der Hauptteil

Hintergrund und Einordnung, in absteigender Wichtigkeit. Hier gehört hin, was die Meldung belegt. Jede Zahl bekommt einen Bezugspunkt, denn „34 Prozent weniger" ist ohne Vergleichswert nichts wert.

5. Das Zitat

Eine Person, eine Aussage, eine Haltung. Das Zitat ist die einzige Stelle, an der gewertet werden darf, und genau deshalb ist es die am häufigsten verschenkte. Ein Zitat, das jeder beliebige Mensch sagen könnte, streicht die Redaktion.

6. Die Boilerplate

Drei bis vier Sätze über das Unternehmen, immer im selben Wortlaut. Gründungsjahr, Sitz, Leistung, Größe. Einmal schreiben und dann jahrelang unverändert verwenden, damit sie wiedererkannt wird.

7. Der Pressekontakt

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Eine Person, die ans Telefon geht, wenn es klingelt. Eine Meldung ohne erreichbaren Ansprechpartner fällt bei Rückfragen aus dem Rennen, und Rückfragen gibt es fast immer.

Die Formalia, die Redaktionen erwarten #

Der Text gehört direkt in die E-Mail, die Länge liegt zwischen 1.500 und 3.000 Zeichen, und Bildmaterial wird verlinkt.

Wann das nicht trägt: der Anlass eine Zahlenmeldung ist. Quartalszahlen, Studienergebnisse und Personalien sind oft unter 1.000 Zeichen vollständig. Eine Meldung auf Länge zu bringen, verwässert sie.

Ein vollständiges Beispiel #

So sieht eine Meldung aus, die alle sieben Bausteine enthält und in der Länge bleibt.

Das folgende Beispiel ist erfunden. Die Firma gibt es nicht, die Zahlen sind erfunden. Aufbau und Sprache entsprechen dem, was Redaktionen erwarten.

Betreff: Hamburger Logistiker senkt Verpackungsmüll um 34 Prozent

PRESSEMITTEILUNG
Hamburg, 6. August 2026

Nordlicht Verpackungslogistik stellt zwölf Kunden auf Mehrwegkisten um

Die Nordlicht Verpackungslogistik GmbH hat seit Februar zwölf ihrer
Kunden vollständig auf ein Mehrwegsystem umgestellt. Der Verbrauch
an Einwegkarton ist dadurch um 34 Prozent gesunken, gemessen an den
Vorjahreszahlen derselben Kunden. Betroffen sind vor allem Betriebe
aus dem Lebensmittelhandel im Großraum Hamburg.

Das System arbeitet mit stapelbaren Kunststoffkisten, die nach der
Zustellung in derselben Tour wieder eingesammelt werden. Nordlicht
hat dafür 4.800 Kisten angeschafft und die Tourenplanung angepasst.
Nach Angaben des Unternehmens amortisiert sich die Investition nach
etwa zwei Jahren. Für die zwölf beteiligten Kunden bedeutet die
Umstellung im Schnitt 190 Euro geringere Entsorgungskosten pro Monat.

Die Umstellung war nicht ohne Weiteres möglich. Zwei Kunden mussten
ihre Lagerregale umbauen, weil die Kisten andere Maße haben als die
bisherigen Kartons. Ein dritter Kunde ist nach sechs Wochen wieder
ausgestiegen.

„Die Rechnung geht nur auf, wenn die Kisten in derselben Tour zurück
ins Lager kommen", sagt Anke Reimers, Geschäftsführerin von Nordlicht.
„Wer sie separat abholt, fährt den Umweltvorteil mit dem Diesel wieder
ein. Das haben wir im ersten Monat selbst lernen müssen."

Nordlicht will das System bis Mitte 2027 auf 40 Kunden ausweiten.

Über Nordlicht Verpackungslogistik
Die Nordlicht Verpackungslogistik GmbH wurde 2009 in Hamburg gegründet
und beliefert Betriebe aus dem Lebensmittelhandel in Norddeutschland.
Das Unternehmen beschäftigt 62 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und
betreibt zwei Lager in Hamburg und Lübeck.

Pressekontakt
Marit Sönksen, Unternehmenskommunikation
Telefon 040 1234567
presse@beispiel-nordlicht.de

Drei Dinge an diesem Beispiel sind Absicht und lohnen einen zweiten Blick.

Der vierte Absatz nennt Probleme. Zwei Kunden mussten umbauen, einer ist ausgestiegen. Das kostet nichts und verschafft der ganzen Meldung Glaubwürdigkeit. Eine Meldung ohne einen einzigen Widerhaken liest sich wie eine Anzeige.

Das Zitat enthält eine Einsicht, die nur jemand haben kann, der das System betreibt. Es sagt außerdem etwas Selbstkritisches. Solche Zitate werden übernommen.

Jede Zahl hat einen Bezugspunkt. 34 Prozent gemessen woran, 190 Euro pro was, 4.800 Kisten wofür. Zahlen ohne Bezug streicht die Redaktion oder sie fragt nach.

Die zehn häufigsten Fehler #

Die meisten Meldungen scheitern nicht an der Sprache. Sie scheitern an einer Nachricht, die zu spät kommt, an einem Zitat ohne Aussage oder an Zahlen ohne Beleg.

Wann das nicht trägt: Sie in einem Fachmedium mit engem Publikum unterwegs sind. Dort trägt eine Nachricht, die für Außenstehende belanglos wäre – und scheitert trotzdem, wenn die Fachsprache nicht stimmt. Wer für Fachredaktionen schreibt, darf präziser und darf trockener sein.

Den achten Punkt hört man selten und er kostet mehr Veröffentlichungen als alle anderen zusammen. Wer eine Meldung als PDF anhängt, verlangt von einer Redakteurin einen zusätzlichen Handgriff, für den sie bei 300 Meldungen am Tag keine Zeit hat.

Ihre Meldung prüfen lassen #

Fügen Sie Ihren fertigen Text in den Pressemitteilungs-Prüfer ein, um in wenigen Sekunden eine Bewertung über acht Kriterien zu bekommen.

Der Prüfer arbeitet vollständig in Ihrem Browser. Ihr Text wird nicht übertragen und nicht gespeichert, was bei Meldungen vor der Sperrfrist von Bedeutung ist. Er markiert werbliche Wörter farbig und prüft, ob ein Zitat mit Zuschreibung vorhanden ist.

Den fertigen Text können Sie hier prüfen lassen: Pressemitteilung prüfen. Das Werkzeug geht zwölf Punkte durch und erzeugt ein Protokoll zum Ausdrucken. Es läuft vollständig in Ihrem Browser.

Pressemitteilung mit KI schreiben #

Ein Sprachmodell kann eine Pressemitteilung formulieren, es kann aber nicht entscheiden, ob es überhaupt eine Nachricht gibt.

Diese Arbeitsteilung ist der ganze Trick. Die Entscheidung über den Nachrichtenwert und die Haltung im Zitat bleiben bei Ihnen. Das Formulieren, das Kürzen und das Prüfen auf Werbesprache nimmt Ihnen die Maschine ab.

Der häufigste Fehler beim Arbeiten mit KI ist ein zu dünnes Briefing. Wer „Schreib mir eine Pressemitteilung über unser neues Produkt" eingibt, bekommt einen Text voller erfundener Angaben, weil das Modell die Lücken füllt. Geben Sie stattdessen alle sieben Bausteine in Stichworten vor und verlangen Sie ausdrücklich, dass fehlende Angaben als FEHLT gekennzeichnet werden.

Den fertigen Auftrag zum Kopieren finden Sie unter Prompts für die Pressearbeit. Dort steht der vollständige Briefing-Prompt mit der Zeile, die dem Modell das Erfinden untersagt, dazu neunzehn weitere für Vorbereitung, Prüfung und Versand.

Eine Sache übernimmt kein Modell für Sie: den Faktencheck. Sprachmodelle erfinden Zahlen und Auszeichnungen, und sie tun es überzeugend. Gehen Sie jede überprüfbare Angabe im fertigen Text einzeln durch und vergleichen Sie sie mit Ihrem Briefing.

Vorlage und Checkliste #

Die Vorlage enthält alle sieben Bausteine als ausfüllbares Gerüst, die Checkliste hat zwölf Punkte für den Moment vor dem Versand.

Beides steht ohne Anmeldung zur Verfügung. Sie brauchen keine E-Mail-Adresse zu hinterlassen.

• Die Pressemitteilungs-Vorlage als PDF: das Gerüst mit allen Bausteinen zum Ausfüllen, die Randnotizen zu jedem Feld und die Prüfliste mit zwölf Punkten. 3 Seiten. Es gibt sie auch als Word-Datei mit Formatvorlagen und Platzhalterfeldern.
• Pressemitteilung mit KI als PDF: die sieben Bausteine, zwölf geprüfte Prompts, die zehn häufigsten Fehler und die Versand-Checkliste. 6 Seiten.

Häufige Fragen #

Wie lang darf eine Pressemitteilung sein?

Zwischen 1.500 und 3.000 Zeichen. Das entspricht etwa einer DIN-A4-Seite. Längere Meldungen werden quergelesen, und quergelesen heißt in der Praxis meistens gelöscht.

An wen schicke ich sie?

An namentlich bekannte Redakteure des passenden Ressorts, nicht an ein Sammelpostfach. Zehn passende Adressen bringen mehr als tausend gekaufte.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?

Dienstag bis Donnerstag am Vormittag. Montags binden Redaktionskonferenzen die Aufmerksamkeit, freitags sind die Seiten für das Wochenende meist voll.

Was ist eine Sperrfrist?

Eine Sperrfrist ist der Zeitpunkt, vor dem Medien eine Information nicht veröffentlichen dürfen. Setzen Sie eine nur, wenn es einen sachlichen Grund gibt, etwa eine zeitgleiche Bekanntgabe an mehreren Orten. Ohne Grund wirkt sie wichtigtuerisch.

Sollte ich Bilder mitschicken?

Verlinken statt anhängen. Ein Link auf eine Datei in druckfähiger Auflösung, dazu Bildunterschrift und Rechtehinweis. Große Anhänge blockieren Postfächer und werden von manchen Systemen aussortiert.

Was kostet es, eine Pressemitteilung schreiben zu lassen?

Freie Journalisten und PR-Agenturen berechnen dafür üblicherweise einen Stunden- oder Pauschalsatz. Der Preis hängt davon ab, ob nur der Text entsteht oder auch Recherche und Versand dazugehören. Fragen Sie nach einem Pauschalpreis je Meldung und danach, ob der Versand enthalten ist.

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